Şirket Sözleşmelerinin Hazırlanması, Sözleşmelerin Revizesi, E- Ticaret’e Uygun Hale Getirilmesi
Şirket sözleşmelerinin hazırlanması ve revizesi; şirketlerin yasal çerçevede faaliyet göstermesini sağlamak, ortaklar arasındaki hak ve yükümlülükleri netleştirmek ve ortaya çıkabilecek olası hukuki riskleri en aza indirmek açısından büyük önem taşımaktadır. Türk Ticaret Kanunu (TTK) ve güncel düzenlemeler çerçevesinde şirketlerin kuruluş aşamasında ve faaliyet sürecinde sözleşmelerini dikkatle hazırlanmaları ve bazı unsurların ortaya çıkması halinde revize edilmeleri gerekmektedir.
Esas Sözleşmenin Temel Unsurları
Esas sözleşme, Türk Ticaret Kanunu’nda, şirketin tüm temel unsurlarını düzenleyen ve ortaklar arasındaki ilişkileri tanımlayan bir sözleşme olarak ifade edilmiştir. Şirketlerin esas sözleşmelerini ilgili ticaret siciline tescil ettirmeleri gerekmektedir.
Esas sözleşmede yer alması gereken temel unsurlar TTK’da belirtilmiştir.
TTK 339. maddeye göre; “(1) Esas sözleşmenin yazılı şekilde yapılması ve bütün kurucuların imzalarının noterce onaylanması veya esas sözleşmenin ticaret sicili müdürü yahut yardımcısı huzurunda imzalanması şarttır.
(2) Esas sözleşmeye aşağıdaki hususlar yazılır:
- a) Şirketin ticaret unvanı ve merkezinin bulunacağı yer.
- b) Esaslı noktaları belirtilmiş ve tanımlanmış bir şekilde şirketin işletme konusu.
- c) Şirketin sermayesi ile her payın itibarî değeri, bunların ödenmesinin şekil ve şartları.
- d) Pay senetlerinin nama veya hamiline yazılı olacakları; belirli paylara tanınan imtiyazlar; devir sınırlamaları.
- e) Paradan başka sermaye olarak konan haklar ve ayınlar; bunların değerleri; bunlara karşılık verilecek payların miktarı, bir işletme ve ayın devir alınması söz konusu olduğu takdirde, bunların bedeli ve şirketin kurulması için kurucular tarafından şirket hesabına satın alınan malların ve hakların bedelleriyle, şirketin kurulmasında hizmetleri görülenlere verilmesi gereken ücret, ödenek veya ödülün tutarı.
- f) Kurucularla yönetim kurulu üyelerine ve diğer kimselere şirket kârından sağlanacak menfaatler.
- g) Yönetim kurulu üyelerinin sayıları, bunlardan şirket adına imza koymaya yetkili olanlar.
- h) Genel kurulların toplantıya nasıl çağrılacakları; oy hakları.
ı) Şirket bir süre ile sınırlandırılmışsa, bu süre.
- i) Şirkete ait ilanların nasıl yapılacağı.
- j) Pay sahiplerinin taahhüt ettiği sermaye paylarının türleri ve miktarları.
- k) Şirketin hesap dönemi.
(3) İlk yönetim kurulu üyeleri esas sözleşme ile atanır.
TTK 340. maddede “ Esas sözleşme, bu Kanunun anonim şirketlere ilişkin hükümlerinden ancak Kanunda buna açıkça izin verilmişse sapabilir. Diğer kanunların, öngörülmesine izin verdiği tamamlayıcı esas sözleşme hükümleri o kanuna özgülenmiş olarak hüküm doğururlar.” şeklinde ifade edilmiştir.
- Şirketin Ticaret Unvanı ve Merkezi
Her şirketin bir ticaret unvanı olması gerekmekte olup şirketin merkezinin adresi esas sözleşmede belirtilmelidir. Unvan seçilirken Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi'nde daha önce kayıtlı olmayan bir unvan tercih edilmelidir. - Amaç ve Faaliyet Konusu
Şirketin faaliyet alanları açık ve kesin olarak belirtilmesi önem arz etmektedir. Güncel ticari faaliyetler dikkate alınarak, ilerleyen dönemlerde de şirketin ihtiyacını karşılayacak şekilde yazılmalıdır. - Sermaye ve Paylar
Anonim şirketlerde, ilgili kanuni düzenlemede belirtilen nakit sermayenin olması gerekmektedir. Paylar hamiline veya nama yazılı olabilecektir.
Limited şirketlerde ise sermaye payları belli olup her ortağın sermaye koyma taahhüdünün net olarak belirlenmesi gerekmektedir. - Ortaklar ve Ortaklık Hakları
Şirketin kurucuları, ortakları ve pay sahiplerinin hak ve yükümlülükleri esas sözleşmede açıklanmaktadır. Pay devri ve ortaklık hakları hakkında detaylı bilgilerin ve şartların, söz konusu sözleşmede yer alması gereklidir. - Yönetim ve Temsil Yetkileri
Yönetim kurulu veya şirket müdürü gibi yönetim organlarının yetkileri açık ve net şekilde belirlenerek gelecek dönemlerde ortaya çıkabilecek uyuşmazlıkların önüne geçilmesi amaçlanmaktadır. - Kar Dağıtımı ve Yedek Akçeler
Şirketin elde ettiği karın hangi koşullar ile dağıtılacağı, ortakların pay alımı ve sermaye artırımıyla ilgili kurallar belirlenmelidir. - Tasfiye ve Fesih Koşulları
Şirketin tasfiyesi, feshi veya ortakların şirkete ilişkin alacakları konusunda uygulanacak prosedürler belirlenmelidir.
Şirket Sözleşmelerinin Revize Edilmesi ve Güncellenmesi
Şirketlerin faaliyetleri, ortaklık yapıları veya mevzuatlar zaman içinde bazı durumlarda değişebilmektedir. Bu nedenle, şirket sözleşmelerinin belirli aralıklarla gözden geçirilmesi ve gerektiğinde yenilenmesi önemlidir. Revize sürecinde dikkate alınması gereken temel durumlar mevcuttur.
a) Ortaklık Yapısındaki Değişiklikler
Yeni ortakların eklenmesi veya mevcut ortakların ayrılması durumunda sözleşmenin değiştirilmesi gerekmektedir. Pay devirleri, özellikle limited şirketlerde ortakların onayına bağlı olduğu ilgili kanunda düzenlenmiş olup işbu esas sözleşmede bu konuda özel hükümler bulunması gerekmektedir.
b) Sermaye Artırımı veya Azaltımı
Şirketin sermaye yapısında değişiklikler olması durumunda, esas sözleşme revize edilerek ticaret siciline tescil edilmesi gerekmektedir.
c) Yönetim ve Temsil Yetkilerindeki Güncellemeler
Yönetim kurulu üyelerinin değişmesi veya şirket müdürlerinin yetkilerinin yeniden düzenlenmesi halinde, sözleşmede bu hale yönelik olarak gerekli revizelerin yapılması büyük önem taşımaktadır.
d) Yeni Mevzuat ve Düzenlemeler
Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) kapsamında, şirketlerin veri işleme faaliyetlerine ilişkin hükümlerin sözleşmelere eklenmesi hukuki açıdan gereklilik taşımaktadır. Örneğin, anonim şirketlerde 250.000 TL ve üzeri esas sermayesi olan şirketlerin avukat bulundurma zorunluluğu bulunmaktadır.
Şirket Sözleşmelerinde Güncel Eğilimler
Şirket sözleşmelerinin hazırlanması ve revizesi konusunda son yıllarda teknolojinin gelişimine bağlı olarak bazı konu başlıkları öne çıkmaktadır:
a) Dijitalleşme ve Teknoloji Düzenlemeleri
E-ticaret şirketleri için özel düzenlemeler getirilmektedir. Uzaktan çalışma modelleri nedeniyle şirket sözleşmelerine dijital toplantı ve karar alma mekanizmaları eklenmekte olup böylece zamandan tasarruf ederek şirkete ilişkin işlerin hızlı yürütülmesi amaçlanmaktadır.
b) Sürdürülebilirlik ve Kurumsal Sosyal Sorumluluk
Çevresel, sosyal ve yönetişim (ESG) kriterleri şirket sözleşmelerine dahil edilmektedir. Şirketler, yeşil ekonomi ve karbon ayak izinin azaltılmasına yönelik hedefler belirlemekte ve sürdürülebilirliğe ilişkin hedefler belirlemektedirler.
c) Veri Koruma ve Gizlilik
KVKK ve Avrupa Birliği Genel Veri Koruma Tüzüğü (GDPR) kapsamında, veri işleme süreçlerine dair düzenlemeler sözleşmelere eklenmekte olup güncel mevzuata göre şirketlere yasal zorunluluklar getirilmiştir.
Şirket Sözleşmeleri Düzenlenirken Yapılan Hatalar ve Dikkat Edilmesi Gerekenler
Şirket sözleşmelerinin hazırlanması ve revizesi sürecinde yapılan hatalar, ilerleyen dönemlerde hukuki sorunlara yol açabilmektedir. Dikkat edilmesi gereken başlıca noktalar şunlardır:
Genel ve belirsiz ifadeler kullanmak: Şirketin faaliyet alanını ve amaçlarını net bir şekilde tanımlamak önem taşıyacaktır.
Ortaklık yapısını ve hisse devrini açıkça düzenlememek: Pay devri süreçlerinin kesin ve detaylı şekilde belirlenmesi gerekmektedir.
Yönetim yetkilerini ve karar alma süreçlerini eksik bırakmak: Özellikle limited şirketlerde müdürlerin yetkileri açıkça tanımlanması, ileride ortaya çıkabilecek uyuşmazlıkların ve riskleri önleyecektir.
Sermaye değişikliklerini hukuka uygun şekilde yapmamak: Sermaye artırımı veya azaltımı için gerekli prosedürler takip edilmelidir.
Sonuç
Şirket sözleşmelerinin hazırlanması ve düzenlenmesi, şirketlerin faaliyetlerini sağlıklı bir şekilde sürdürebilmesi için son derece önemlidir. Bu sürecin, güncel mevzuat çerçevesinde, şirketin büyüme hedefleri ve faaliyet alanları göz önünde bulundurularak yürütülmesi gerekmektedir. Bu sebeplerle şirket sözleşmelerinin hazırlanması ve revize edilmesi sürecinde, alanında uzman bir avukat ekibinden destek alınması hukuki riskleri en aza indirecektir.
Haklarınızın korunması ve olası ihlallerin önlenmesi için hukuki sürecin sağlıklı ilerlemesi, hak kaybı yaşamamanız için avukata danışmanızın önemini vurgulayarak bu konuda uzman olan ekibimize danışmanızı öneririz.